Les voeux 2013 du conseil général

Comme au début de 2012, ils auront lieu dans un collège par canton, un collège « volontaire ».

C’est visible dans la consultation en cours pour rechercher qui va organiser ces voeux, en particulier dans la stratégie de communication. C’est très compliqué pour des voeux, on cherche encore le mot sincérité. Peut-être est-il encore temps d’ajouter à cette mission que les voeux doivent être sincères et pas seulement l’opportunité de faire de la « politique ».

Je m’interroge aussi sur la pertinence de ce cahier des charges, qui pousse à entasser du matériel combustible et non ignifugé et 200 personnes dans des locaux où les préventionnistes du SDIS expliquent à longueur d’année qu’il faut avoir la prudence de respecter leurs prescriptions. Ce cahier des charges ne cherche en effet pas du tout à organiser ces cérémonies en restant conforme aux prescriptions des commissions sécurité.

A moins que ce soit l’opportunité de faire la liste de tous les travaux de rénovation et de mise en conformité en attente dans les collèges…

Voici la mission du futur titulaire:

ARTICLE 6 – MISSIONS DU TITULAIRE

Les cérémonies des Vœux 2013 sont organisées de manière décentralisée sur l’ensemble du territoire
(42 cantons), du 03 janvier 2013 au 1er février 2013, pour l’accueil des Essonniens : dans les collèges volontaires de l’Essonne, à raison d’une ou deux cérémonies par soir : la première à partir de 18h et la deuxième à partir de 20h30, soit un total de 38 à 40 cérémonies à prévoir.

La dernière cérémonie sera consacrée exclusivement à l’accueil du personnel départemental, dans un collège ou un autre lieu à définir.

Il est demandé au titulaire de :

  1. définir un positionnement et un axe de communication par rapport à la thématique proposée dans le mémoire technique et validée par le pouvoir adjudicateur, en lien avec les problématiques actuelles des collectivités locales et mettant en avant les valeurs spécifiques portées par le pouvoir adjudicateur
  2. proposer un concept graphique et assurer la réalisation graphique de la carte de vœux « papier » et de ses déclinaisons : déclinaison d’une affiche abribus 120 x 176 et d’une annonce presse ainsi qu’une déclinaison du carton d’invitation par cérémonie soit 38 à 40 déclinaisons du carton d’invitation.
  3. à partir de la carte de vœux « papier » validée par le pouvoir adjudicateur, proposer un scénario et effectuer la réalisation d’une déclinaison animée au format flash (v.10 ou sup.) pour la diffusion de la carte de vœux « électronique »
  4. proposer un concept graphique et les textes ainsi qu’une mise en scène-type pour les 38/40 salles, effectuer la fabrication et l’impression et la livraison des éléments de décoration des salles de réception des cérémonies.

Le titulaire doit respecter :

  • la thématique définitive de la campagne
  • les attentes et les objectifs de la campagne,
  • les valeurs devant être mises en avant,
  • les contraintes techniques liées au changement de salle de réception pour chaque cérémonie,
  • le budget et le calendrier d’exécution.

 

1 ) L’axe de communication

Le Département de l’Essonne est très attaché au service public. Ses politiques publiques et son action quotidienne s’inscrivent continuellement dans ces valeurs : lutte contre les discriminations, aide à l’intégration, égalité des chances, accès pour tous à la santé, à l’éducation, développement durable et solidaire…

Le titulaire doit définir un positionnement et un axe de communication pertinents et le cas échéant des déclinaisons, les valeurs de l’Institution mises en avant, le style graphique de la campagne, l’accroche et le visuel de la carte de Vœux et de ses déclinaisons.

2 ) La carte de Vœux 2013 « papier » et ses déclinaisons

A partir de la thématique validée par le pouvoir adjudicateur, le titulaire doit proposer trois pistes créatives pour le visuel et l’accroche de la carte de Vœux 2013 « papier » sur un support numérique et sur support papier.

Le titulaire doit également faire des recommandations pour la qualité et le grammage du papier.

S’agissant du format : à titre indicatif, les enveloppes blanches pouvant être fournies par le pouvoir adjudicateur utilisées pour l’envoi de la carte et du carton d’invitation pour chaque cérémonie, sont de format :110 x 220 mm ; 162 x 229 mm.

Au cas où un format incompatible serait proposé par le titulaire, il lui appartiendrait de prévoir la prise en charge par ses soins, de la fourniture des enveloppes correspondantes à imprimer au logo du pouvoir adjudicateur.

Le titulaire doit réaliser les prestations de mise en page et la maquette de la carte de vœux retenue ainsi que de ses déclinaisons : annonce presse, carton d’invitation pour chaque cérémonie, affiche abribus
120 x 176.

Pour ce faire le titulaire doit : ’

  • faire les recherches d’iconographie : photographies et illustrations dans la banque d’images Thinkstock de Getty Images ; le pouvoir adjudicateur peut fournir au titulaire les collections Getty Images/Jupiterimages/iStockphoto et Hemera
  • faire les recherches et fournir les typographies compatibles à la fois avec les environnements MAC et PC ;
  • effectuer en tant que de besoin la numérisation, les retouches textes, les retouches photos, les retouches maquette,
  • effectuer les corrections demandées par le pouvoir adjudicateur,
  • prévoir un service de course gratuit pour le retrait et le dépôt des éléments, à la demande du pouvoir adjudicateur,

 

Une fois la carte de Vœux « papier » et ses déclinaisons validées par le pouvoir adjudicateur, le titulaire fournira : un BAT de contrôle pour validation par le pouvoir adjudicateur, les fichiers PDF haute définition en vue de l’impression prise en charge par le pouvoir adjudicateur ainsi que les fichiers natifs des créations validées par le pouvoir adjudicateur, exécutés sous les logiciels : Illustrator CS4 ; Photoshop CS4 ; Xpress 8.

Le cas échéant, le titulaire doit fournir au pouvoir adjudicateur les autorisations d’exploitation des photographies de personnes photographiées.

Le transfert de propriété au pouvoir adjudicateur est effectué dès la date d’admission des prestations et celui-ci peut reproduire le visuel sur tous ses supports d’information et de communication institutionnelle, destinés au grand public ou à des publics ciblés.

3 ) La carte de Vœux 2013 « électronique »

A partir de la validation par le pouvoir adjudicateur, de la carte de Vœux « papier », le titulaire doit proposer un scénario et réaliser une déclinaison animée au format flash 10 ou sup pour la diffusion de la carte de Voeux 2013 « électronique ».

Pour ce faire, le titulaire doit :

  • concevoir la réalisation animée de la carte de vœux
  • fournir au pouvoir adjudicateur l’ensemble des fichiers de conception et de réalisation (fla, images, polices, et swf).

Le transfert de propriété au pouvoir adjudicateur est effectué dès la date d’admission des prestations et celui-ci assurera la mise en ligne de la carte électronique et son hébergement sur le site Internet du Conseil général et effectuera une déclinaison permettant la personnalisation de la carte et la gestion des envois mails.

 

4 ) la décoration des salles de réception des cérémonies des Vœux pour toutes les cérémonies

Il est demandé au titulaire de proposer un concept de décoration événementiel modulable et adaptable à chaque lieu par une mise en scène-type pour une salle pouvant recevoir environ 200 personnes, identique pour toutes les cérémonies, à la fois institutionnel et esthétique, adapté à la thématique retenue par le pouvoir adjudicateur.

Le titulaire doit faire transparaître les valeurs de l’institution, à travers une décoration moderne, en veillant à éviter l’écueil d’une décoration trop « institutionnelle » trop « figée ». Cette décoration doit s’inspirer du principe graphique retenu pour la carte de vœux « papier ».

La décoration proposée doit être en priorité de conception éco-responsable

Le titulaire doit avoir une approche d’éco conception et s’attacher à proposer en priorité des matériaux récupérables ou recyclables ou de production contrôlée à partir de bois de forêts gérées durablement ou de déchets de bois revalorisés ou de déchets de scierie (FSC, PEFC, écorce, chutes ou équivalent .. 😉 ou issus du recyclage et de la revalorisation. Il doit prévoir des éléments de fixation, de collage et de finition (sans solvants dangereux, peintures sans solvants ou éco labellisées…) qui ne nuisent pas au recyclage des matériaux ou à leur valorisation énergétique.

Les éléments de décoration doivent être également en priorité démontables et réutilisables, adaptables à différentes surfaces et leur fabrication doit limiter au maximum les quantités de déchets. Si ces éléments ne sont pas stockés par le titulaire après les cérémonies, celui-ci doit prévoir des modalités de collecte de déchets et/ou de réutilisation en interne ou en externe. Non montés, ces éléments doivent être majoritairement plats et emboîtables afin de réduire leur volume pour le transport. 

Les éléments d’éclairage prévus dans le concept créatif doivent être également peu consommateurs d’énergie.

Les préconisations, retenues par le pouvoir adjudicateur, seront déclinées auprès du traiteur qui devra adapter ses buffets en conséquence.

 

 

Le titulaire doit donc assurer les missions suivantes pour la décoration :

  • mettre en œuvre le concept créatif retenu par le pouvoir adjudicateur, dans les délais à respecter,
  • mettre à disposition le personnel qualifié suffisant pour assurer la conception, la fourniture et l’impression, la livraison, des éléments de décoration, en fonction des contraintes évoquées ci-dessus,
  • participer aux réunions techniques périodiques de suivi durant toute la durée du marché, soit 3 réunions au minimum, dans les locaux du pouvoir adjudicateur, et à une réunion d’évaluation après l’événement,
  • prendre en considération et exécuter les prescriptions transmises par le pouvoir adjudicateur aux cours des réunions techniques organisées durant l’exécution du marché,
  • certifier de la conformité et de la résistance des matières et matériaux utilisés contre le feu au regard de la réglementation en vigueur : notamment de la norme NF P 92 507 et de l’arrêté du 25 juin 1980 modifié approuvant les dispositions générales du règlement de sécurité contre les risques d’incendie et de panique dans les établissements recevant du public ainsi que ses dispositions particulières par type d’établissement
  • fournir tous certificats et documents justifiant le respect des normes de sécurité et le classement des matériaux utilisés ainsi que les attestations de contrôle,
  • assister, à la demande du pouvoir adjudicateur, à l’inspection de contrôle de la Commission de sécurité et suivre ses prescriptions.

Le présent marché ne comprend pas les prestations de :

  • location de plantes et fleurs en dehors des éléments prévus éventuellement dans le concept de décoration proposé par le titulaire,
  • location de matériel de sonorisation, de vidéo et de mobilier pour le déroulement des cérémonies,
  • location de matériel d’éclairage et d‘électricité pour le déroulement des cérémonies,
  • services de traiteur et de décoration des buffets traiteur,
  • pose et dépose des éléments de décoration pour le déroulement des cérémonies,
  • impression de la carte de vœux « papier », du carton d’invitation pour chaque cérémonie et de l’affiche abribus format 120x 176,
  • création graphique des interfaces techniques et d’intégration HTML de mails personnalisés ainsi que d’hébergement de la carte de vœux « électronique ».

 

Le planning prévisionnel de travail :

  • les fichiers PDF haute définition en vue de l’impression ainsi que les fichiers natifs des créations validées par le pouvoir adjudicateur, pour la carte de voeux « papier » et ses déclinaisons : carton d’invitation en 38/40 versions, affiches abribus et annonces presse doivent être livrés le 03 décembre 2012 au plus tard
  • les fichiers natifs de conception et de réalisation (fla, images, polices et swf), de la carte de Vœux 2013 électronique doivent être livrés dans la version définitive validée par le pouvoir adjudicateur, le 03 décembre 2012 au plus tard
  • La remise impérative des procès verbaux de classement de réaction au feu des matériaux utilisés doit être effectuée au plus tard pour le 02 janvier 2013,
  • Conception, fourniture, impression et livraison des éléments de décoration : de la notification du marché au 02 janvier 2013 au plus tard.

Lors des réunions organisées durant l’exécution du marché, le pouvoir adjudicateur pourra transmettre en tant que de besoin, de nouvelles prescriptions au titulaire qui devra les appliquer.

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A propos Jean Féret

Conseiller municipal ... mel: jean.feret @ mennecy.net ... tel: 06 74 09 27 07
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